Commissievergadering Algemeen Bestuur

Geachte commissieleden,
Hierbij nodig ik u uit voor de openbare vergadering van de commissie Algemeen Bestuur van 19 juni 2024 om 19.30 uur in het gemeentehuis in Beilen.
Met vriendelijke groet,
H. de Weerd, voorzitter

In de lijst met toezeggingen staan alle toezeggingen die het college in een bepaalde vergadering heeft gedaan.
Per 1 februari 2023 krijgen alle toezeggingen een aandachtskleur. De toezeggingen zijn per soort vergadering als volgt gesorteerd:
Wit: de toezegging is afgedaan sinds de vorige vergadering.
Rood: de deadline van de toezegging is verstreken of niet ingevuld.
Oranje: de toezegging wordt uiterlijk in de volgende vergadering afgedaan.
Groen: deadline ligt na de volgende vergadering.

Als bijlage bij dit agendapunt vindt u in een tabel het overzicht van de ingekomen stukken. Het voorstel aan de commissie is om deze ingekomen stukken voor kennisgeving aan te nemen (afdoening).
De ingekomen stukken worden niet inhoudelijk besproken, er kan eventueel wel een korte vraag worden gesteld. Als een fractie een ingekomen stuk wel inhoudelijk wil bespreken, kan ze om agendering vragen. De fractie geeft daarbij aan wat het doel van de inhoudelijke bespreking is. De Agendacommissie beoordeelt dit verzoek. Het ingekomen stuk komt in een volgende vergadering dan opnieuw op de agenda.
Ter informatie zijn de ingekomen stukken hieronder toegevoegd. De volgorde is dezelfde als in de tabel.

Uit onderzoek naar geschikte woningbouwlocaties zijn de locaties Alting en Smalbroek in beeld gekomen als kansrijke locaties. Om regie te houden op deze mogelijke ontwikkellocaties en om ongewenste grondtransacties en prijsopdrijving te voorkomen, heeft het college op 26 september 2023 besloten om op de gronden op Alting en Smalbroek voorlopige voorkeursrechten te vestigen op basis van de Wet voorkeursrecht gemeenten (Wvg). De gemeenteraad heeft op 14 december 2023 definitieve voorkeusrechten gevestigd.

Tegen het besluit tot vestigen van voorkeursrechten zijn meerdere bezwaarschriften ingediend. Deze zijn voor advies aan de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie voorgelegd. De commissie heeft geadviseerd de bezwaren ongegrond te verklaren.

Portfeuillehouder: Wethouder Raven

De raad besluit:
1. Het advies van de commissie voor de bezwaarschriften overnemen als motivering voor de beslissing op bezwaar.
2. De ingediende bezwaren tegen het besluit d.d. 14 december 2023 vanuit het gebied Alting onder overname van het advies van de bezwaarschriftencommissie ongegrond te verklaren.
3. De ingediende bezwaren tegen het besluit d.d. 14 december 2023 vanuit het gebied Smalbroek onder overname van het advies van de bezwaarschriftencommissie ongegrond te verklaren.

Op grond van artikel 198, eerste lid, Gemeentewet stelt de gemeenteraad de jaarrekening en het jaarverslag vast. 
Deze stukken zijn verenigd in de jaarstukken.

Portefeuillehouder: wethouder Raven

De raad besluit:
1. De grondexploitatie Wijster af te sluiten en de geactualiseerde bouwgrondexploitaties vast te stellen.
2. De jaarstukken 2023 en het daarmee verbonden resultaat vast te stellen.
3. Het resultaat te weten een bedrag van € 7,5 miljoen te bestemmen volgens het opgenomen bestemmingsvoorstel.

Het voorstel behandelt de vervanging van audiovisuele apparatuur in de raadszaal en commissiekamer. De huidige apparatuur is verouderd en veroorzaakt technische problemen, wat de noodzaak voor vervanging onderstreept. Het voorstel omvat een overzicht van vervangingsredenen, gewenste nieuwe functionaliteiten zoals hybride vergaderen en digitaal stemmen, en de financiële implicaties van de vervanging.

Portefeuillehouder: wethouder Schans

De raad besluit:

1. Instemmen met de in het voorstel genoemde keuzes, risico’s en financiële onderbouwing ten aanzien van de vervanging van de audiovisuele apparatuur in de raadszaal.
2. Het Programma van Eisen dat besloten bij de stukken is gevoegd vast stellen.
3. De financiële consequenties (structureel en incidenteel) te betrekken bij de discussie over de kadernota op 11 juli.

De raad heeft op 25 maart 2021 besloten om BDO per 1 juli 2021 aan te wijzen als accountant voor de gemeente Midden-Drenthe. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en eindigt daarmee per 1 juli 2024. De overeenkomst biedt de mogelijkheid om twee keer met twee jaar te verlengen, per 1 juli 2024 en per 1 juli 2026. De raad besluit over de eerste verlenging.

Portefeuillehouder: wethouder Raven

De raad besluit:
1. De overeenkomst Accountantsdiensten met BDO Audit & Assurance B.V. per 1 juli 2024 met twee jaar te verlengen.
2. BDO Audit & Assurance B.V. met bijgevoegde brief over dit besluit te informeren.

Het Recreatieschap Drenthe is een samenwerkingsverband tussen de twaalf Drentse gemeenten en Ooststellingwerf op het gebied van recreatie en toerisme. De binnen het Recreatieschap Drenthe
samenwerkende gemeenten zijn betrokken bij de realisatie van een actief en vooral effectief beleid tot versterking van de toeristische/recreatieve sector in relatie tot de Drentse economie. Via het
Recreatieschap Drenthe kunnen gemeenten actief en adequaat inspelen op de wensen en behoeften van de sector en het daardoor versterken van het economisch belang. Daar waar grensoverschrijdende
activiteiten plaatsvinden kan hierop via het Recreatieschap Drenthe worden ingespeeld. Het Recreatieschap Drenthe richt zich op de coördinatie, belangenbehartiging, proces- en projectmanagement, advisering, beleid en beheer.
In het Dagelijks bestuur van het Recreatieschap Drenthe zijn de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 behandeld en voorlopig vastgesteld op 11 april. 
Het dagelijks bestuur heeft na voorlopige vaststelling de jaarrekening 2023 en de begroting 2025 aangeboden aan de deelnemende gemeenten.

Portefeuillehouder: Wethouder Schipper

De raad besluit:
1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2023 van het Recreatieschap Drenthe.
2. In te stemmen met de begroting 2025 van het Recreatieschap Drenthe.
3. Geen zienswijze in te dienen op de begroting 2025.
4. De extra bijdrage van €9.598 die volgt uit de begroting 2025 van het Recreatieschap Drenthe op te nemen in de begroting 2025 en de meerjarenbegroting van de Gemeente Midden-Drenthe.

Per brief van 11 en 16 april 2024 heeft de Veiligheidsregio Drenthe (VRD) de jaartukken 2023 en ontwerpbegroting 2025 toegezonden. De jaarstukken 2023 zijn ter kennisname toegezonden. Op 3 april heeft het algemeen bestuur van VRD de ontwerpbegroting 2025 voorlopig vastgesteld. Tijdens de zomermarkt op 22 mei zal de VRD een nadere toelichting geven over de opzet en inhoud van de ontwerpbegroting. De gemeenteraden worden vervolgens in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2025.

Portefeuillehouder: burgemeester Zwiers

De raad besluit:
1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2023 van de VRD.
2. kennis te nemen van de begrotingswijziging 2024.
3. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2025.
4. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2025 en bijgevoegde reactiebrief te versturen naar de VRD
5. De extra bijdrage van € 69.644 die volgt uit de ontwerpbegroting 2025 op te nemen in de begroting 2025 en de meerjarenbegroting.

De gemeente loopt tegen vraagstukken aan op het gebied van informatie- en archiefbeheer en op het gebied van het beheer van gemeentelijk cultureel erfgoed.

De gemeente is zelf verantwoordelijk voor het interne toezicht op haar informatie- en archiefbeheer. Vanuit de provincie hebben we de beoordeling ‘goed’ gekregen over onze archiefzorg in 2023. Dat betekent niet dat we alles op orde hebben, maar wel dat wij een goed overzicht hebben van wat er nog moet gebeuren.

Het uitvoeren van de verbetermaatregelen vraagt de komende jaren veel inspanning, deze zullen door de gemeente zelfstandig door onze schaal, beschikbare interne capaciteit en kennis moeilijk te realiseren zijn. Daarnaast worden door nieuwe wetgeving de huidige werkzaamheden complexer en vragen hiermee meer tijd en expertise. Eén van die nieuwe wetten is de nieuwe Archiefwet die waarschijnlijk 1 januari 2026 van kracht wordt. Maar ook de Wet open overheid (Woo, 1 mei 2022 van kracht) verplicht organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen. Aanleiding voor de organisatie en het college om vanaf medio 2023 te kijken naar samenwerken. Op dit moment is er één partij in de provincie die een regiofunctie vervult en kan helpen bij het archiefbeheer. Dat is het Drents Archief.

Het Drents Archief kan de gemeente ook helpen met het vraagstuk rondom het culturele erfgoed van Drenthe. Dit betreft het behoud van de huidige collectie binnen Drenthe, maar ook het aanvullen met particuliere archieven om een zo compleet mogelijk beeld van het leven in Drenthe te tonen door de eeuwen heen. De oproep van het Drents Archief is dit als gemeenten te omarmen en hier gezamenlijk verantwoordelijkheid voor te dragen. Tenslotte bestaat er de wens om educatie in te zetten voor de inwoners van Midden-Drenthe op het gebied van de cultuurhistorie.

Een ambtelijke projectgroep heeft drie scenario's voor Midden-Drenthe vergeleken met betrekking tot samenwerken met het Drents Archief. Uit dat onderzoek blijkt dat deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief (hierna: GR Drents Archief) inhoudelijk en qua kostenoverwegingen het meest gunstige scenario voor gemeente Midden-Drenthe is.

De gemeenteraad is in een informatiebijeenkomst op 2 april geïnformeerd over de samenwerking met het Drents Archief. Op 17 april heeft de Ondernemingsraad (OR) een positief advies uitgebracht op het voorgenomen besluit van het college om deel te nemen aan de GR Drents Archief.

1 januari 2025 is de gewenste ingangsdatum voor deelname van het college aan de GR Drents Archief. Omdat het Rijk en het Drents Archief ongeveer een half jaar tijd nodig hebben voor de aansluiting van nieuwe deelnemers in de GR, dient de besluitvorming uiterlijk begin juli 2024 plaats te hebben gevonden. In dit voorstel van het college wordt het voorgenomen besluit omgezet naar een definitief collegebesluit om deel te nemen aan de GR van het Drents Archief en wordt de gemeenteraad gevraagd om in de raadsvergadering van 4 juli 2024 toestemming te verlenen aan het college om deel te nemen in de GR.

Portefeuillehouders: wethouders Raven en wethouder Schans.

De raad besluit:

1. Kennis te nemen van de model-tekst van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.
2. Toestemming te verlenen aan het College van B&W voor deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.
3. Structureel €25.000,- budget beschikbaar te stellen voor de samenwerking met het Drents Archief vanaf 2025 en dit via het proces van de Kadernota 2025 te laten verlopen.

Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Op grond van deze wetswijziging moeten de gemeenschappelijke regelingen worden aangepast. De gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Drenthe (VRD), Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD)Drenthe, Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUDD) en Recreatieschap Drenthe hebben de aanbiedingsbrieven verzonden met het verzoek instemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast is de RUDD voornemens de naam van de dienst te wijzigingen naar Omgevingsdienst Drenthe.

Portefeuillehouders: burgemeester Zwiers en wethouders Raven, Schans en Schipper

De raad besluit:

1. Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling GGD Drenthe.
2. Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling VRD.
3. Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling RUDD.
4. Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de naam RUDD naar Omgevingsdienst Drenthe.
5. Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Drenthe

Elk jaar worden de bestedingen van de fracties verantwoord. De raad stelt op basis van artikel 11 van de Herziene verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Midden-Drenthe 2022 de verantwoording vast. Op basis van de verantwoording en het aantal zetels van de fracties wordt het fractiebudget van het opvolgende jaar vastgesteld.
De fracties van Gemeente Midden-Drenthe hebben in de afgelopen maanden een overzicht aangeleverd met bijbehorende nota’s, waarin zij de bestedingen van de fractie zichtbaar kunnen verantwoorden.

Portefeuillehouder: Burgemeester Zwiers

De raad besluit:
1. De verantwoording fractiebudgetten 2023 vast te stellen.
2. De afrekening van de fractiebudgetten 2023 te verrekenen met de fractiebudgetten 2024 conform voorstel.